أنواع الاتصالات التجارية

التواصل التجاري يساعد على بناء علاقات مع الزملاء والمرؤوسين والشركاء والعملاء. في عملية الاتصال ، لا يتم تبادل المعلومات فقط ، ولكن أيضًا الخبرة والمعرفة في مجال معين. آداب العمل تخترق جميع مجالات الحياة ، وهناك أنواع مختلفة من الاتصالات التجارية.

الاتصالات التجارية هي عنصر مهم في حياة الإنسان. آداب في بيئة العمل بمثابة نوع من الدعم. في مجال الأعمال التجارية ، هناك عدة أشكال من التواصل. اختيار الخيارات المناسبة يجب أن تعطى الخصائص الشخصية والنفسية للمشاركين في المناقشة. يمكن تمييز أشكال الاتصال التالية:

• مقابلة - الاتصال اللفظي بين المحاورين ، اختزل إلى مناقشة المشاكل والمهام الهامة ، وتوضيح بعض الفروق الدقيقة المتعلقة بالعمل. يجب أن يكون للمشاركين في المحادثة في هذه الحالة الحق في التعامل مع مختلف المهام واتخاذ القرارات. يجب أن تكون حالة المحاورين متساوية.
• المفاوضات لديها هيكل أكثر جمودا. وكقاعدة عامة ، يشارك ممثلو شركات أو أقسام مختلفة فيها. تستخدم المفاوضات لتوحيد الجهود مع الشركاء المهتمين بحل مهمة محددة.
• في الاجتماع تشارك مجموعة أو دائرة كبيرة من الأشخاص المهتمين والمشاركين. يتضمن الاجتماع جمع وتحليل المعلومات ومشاركة البيانات ، وكذلك اتخاذ القرارات في النقاط المثيرة للجدل.
• خطاب - في هذه الحالة ، يشارك شخص واحد أو مجموعة صغيرة المعلومات الضرورية مع الجمهور. في هذه الحالة ، لا تقتصر الرسالة على مناقشة الموضوع ، ولكن يتم تقديمها كمعلومات. يتطلب هذا النوع من التواصل مهارات قيادة المتحدث ، والقدرة على البقاء في المجتمع ، وكذلك مهارات التحدث أمام الجمهور.
• مراسلة - طريقة اتصال غير مباشرة ، وتلعب دورا خاصا في المراسلات المراسلات. يتضمن هذا النوع من الاتصالات الطلبات والبروتوكولات والأوامر والطلبات والتقارير والرسائل الرسمية والتعليمات وما إلى ذلك. تستخدم المراسلات للتواصل بين الإدارات أو المنظمات. يجب عليك اتباع قواعد محددة في تسيير المراسلات.

يحتاج التواصل التجاري إلى التعلم. في الوقت نفسه ، تتجه الصفات الشخصية ومظاهرة "أنا" إلى الخلفية. الشيء الرئيسي هو القدرة على مراعاة مصالح ورغبات الخصم والجمع بينها وبين متطلباتهم بطريقة تحقق كلا الطرفين النتيجة المرجوة.

يتكون التواصل التجاري من عدة مراحل:

• تشكيل الدافع. بدونها ، لن يكون من الممكن تحقيق تفاعل فعال.
• التحضير للتواصل - هذه هي خطة للمحادثة ، وإعداد الحجج والمعلومات. من الضروري أيضًا إعداد قائمة بالمهام التي يجب معالجتها أثناء المناقشة.
• بداية المحادثة. من الضروري إقامة اتصال ، وبعد ذلك من الضروري خلق "مناخ من العلاقات" مواتية للمحادثة.
• بيان المشكلة - تسليط الضوء على مجموعة من المشاكل ، وعرض موقفها ورؤيتها لهذه المهمة. ومع ذلك ، يرجى ملاحظة أنه يجب عليك إعداد ملخصات مسبقة حول موضوع المحادثة وتكون جاهزًا للإجابة على الأسئلة المطروحة.
• تبادل المعلومات - معرفة موقف المحاور. من المهم البقاء على اتصال والإجابة على الأسئلة بلغة رسمية يمكن الوصول إليها ، وفقدان المصطلحات المهنية إذا لزم الأمر.

• الإقناع والحجج - ضرورية في الخلافات ومتابعة من مرحلة الاتصال السابقة.تجدر الإشارة إلى الجوانب الإيجابية لرؤيتك للوضع وحل القضية المثيرة للجدل.
• إيجاد حل لمشكلة أو مشكلة - في نهاية المناقشة ، ينبغي أن تتناسب نتائجه مع جميع المشاركين.
• صياغة العقد - وهذا يعني أنه في نهاية الاجتماع توصل المشاركون في المناقشة إلى قاسم مشترك أو حشدوا الدعم من الشركاء في حل مختلف المهام. النتيجة الإيجابية للمناقشة تنتهي بتأكيد مكتوب.
• تحليل النتائج - يوضح ما إذا كانت القرارات المتخذة صحيحة.
• صنع القرار - يفترض موافقة جميع الأطراف بعد التحليل. في هذه الحالة ، يقرر المشاركون في المناقشة مزيدًا من التعاون أو إنهاء الاتصالات.

في المجتمع الحديث ، يتبع الناس بوعي قواعد التواصل التجاري لتحقيق أهداف محددة في بيئة الشركات. في مجال الأعمال ، لا يكفي شغل منصب معين ، بل من الضروري أيضًا تقوية العلاقات مع أشخاص مختلفين. من الأهمية بمكان ما يلي:

• تعد القدرة على تكوين أشخاص في أنفسهم والحفاظ على أنفسهم في المجتمع من الجوانب الهامة لحوار الشركات. للقيام بذلك ، يجب أن تكون قادرًا على التعبير عن أفكارك بوضوح وتوضيح وجهة نظرك بشكل صحيح.
• البيانات التحليلية والقدرة على اتخاذ قرارات سريعة هي دائما إلى جانبكم. عند التواصل مع الشركاء ، تذكر أن جميع الأطراف مهتمة بالحل السريع للقضايا المثيرة للجدل.
• من المهم مراعاة الخصائص الثقافية والتقاليد الوطنية للمحاور: مما لا شك فيه أن بعض الأعراف والمعايير المعتمدة في بلد آخر قد تبدو غير مقبولة أو مسيئة.

يجب أن تكون المفاهيم والقواعد الأساسية لأخلاقيات العمل معروفة لكل شخص يحترم نفسه. من الضروري أن نفهم أنه في الأعمال التجارية ، لا يتم التواصل بين الأشخاص على أساس الإحساس المتبادل بمزاج الشركاء ، ولكن بناءً على معايير معينة. هناك أنواع الاتصالات التجارية التالية (غرض وظيفي):

• اللفظي وغير اللفظي - تتألف الحاجة إلى متابعة الكلام وتعبيرات الوجه والإيماءات والمواقف. من خلال التواصل غير اللفظي ، يمكن لموضع الذراعين والساقين والنظرات وإمالة الرأس والحركات اللاإرادية أن يخبر مشاعر الشخص ومزاجه أكثر من الكلام الشفهي. يجدر تعلم كيفية التحكم في تعبيرات الوجه والإيماءات.
• مكتوبة وشفوية. لكل شكل من أشكال التواصل هناك مفاهيم وقواعد منفصلة. شكل الاتصال المكتوب هو أي وثيقة معتمدة بالتوقيعات والأختام. إلى اجتماعات التخطيط الشفهي والاجتماعات والمفاوضات والتقارير وغيرها من أشكال التواصل التجاري.

• أحادي وحواري - لديهم اختلافات لغوية كبيرة. الحوار هو التواصل الشخصي. المونولوج يعكس وجهة نظر واحدة ؛ يتضمن هذا النوع من الاتصالات عرضًا تقديميًا أو خطابًا رسميًا ، بالإضافة إلى تقرير أو كلمة تمهيدية.

• عن بعد والشخصية. للاتصال عن بعد وتشمل المحادثات الهاتفية والمراسلات عن طريق البريد. ويولى اهتمام خاص لنمط التجويد من الكلام ، إيجاز الرسالة. من المستحيل استخدام الإيماءات.

كل نمط له خصائصه الخاصة. يجب أن تكون قادرًا على فهمها.

تصنيف النمط:

• استبدادي. وهي تستند إلى السلطة التي لا جدال فيها من الرئيس والتبعية المطلقة للموظفين. يتم اتخاذ أي قرارات على حدة ولا يتم مناقشتها مع الأشخاص المهتمين أو المعنيين.
• ديمقراطي - السمة الرئيسية هي المناقشة المشتركة للقضايا والرغبة في التفاهم المتبادل.عند التواصل مع المحاور ، يتم استخدام الطلب والتوصيات والدافع.
• التواطؤ أو رسمية - يحددها الحد الأدنى لمشاركة الرئيس في إدارة شؤون الموظفين والتفاوض وصنع القرار. يتم نقل القرارات الصعبة والقرارات الخطرة إلى الآخرين. إن فعالية هذه الإدارة لم تعد تعتمد على القائد ، ولكن على مستوى تطور المجموعة.
• تحررية - التقاطع بين الأساليب الاستبدادية والديمقراطية. يتم تقليل مناقشة القضايا المختلفة مع الشركاء أو الزملاء إلى الحد الأدنى ، ولكن يتم استخدامها في حالات نادرة وفقط لغرض تحويل المسؤولية إلى الخصم.
• العمل الرسمي - يفترض التقيد الصارم بمعايير التواصل وكليشيهات الكلام ولوائح الاتصالات التجارية ، حيث لا يوجد مكان للتعبير عن الفردية.
• علمي - خطاب صارم وموجز ومستدام ، ذات الصلة فقط في مجالات العلوم والتعليم. يتم استخدامه في أنشطة البحث أو التدريس.

يتعلق التواصل التجاري بجميع الجوانب الخارجية للسلوك وينقسم إلى عدة مجالات:

• المشاركون في المحادثة لديهم أهداف ودوافع مشتركة ؛
• تحدث المحادثة في نفس الفاصل الزمني-الزماني ؛
• هناك تسلسل هرمي واضح للتواصل بين جميع المشاركين في المناقشة ، ويتم توزيع الحالات الاجتماعية ؛
• يلتزم المشاركون في التواصل بالقواعد واللوائح المقبولة عمومًا عند التواصل.

التواصل التجاري يساعد على تأسيس الاتصالات اللازمة بسرعة ، للحصول على دعم من رعاة موثوق بها. فهو يساعد على تحقيق التفاهم المتبادل.

هناك 4 وظائف للاتصال التجاري ، وهي أهمها:

• التواصلية الإعلامية - ينطوي على جمع وتوفير معلومات محددة ، وكذلك تبادل المعرفة والخبرات.
• متفاعل - بسبب عملية التفاعل بين الناس. يتم استخدامه في عملية التفاعل (سلوك وأنشطة وقرارات الشركاء).
• إدراكي حسي خاص بالادراك - هو فهم الشخص الآخر. تحدث إقامة أو إضعاف الاتصال على أساس التفاهم المتبادل.
• التواصلية التنظيمية - يسمح لك بضبط سلوك المشاركين في المناقشة. للقيام بذلك ، من الضروري إتقان التقنيات الخاصة تمامًا: القدرة على الإقناع وإيجاد الحلول الوسط وتقديم التنازلات.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تأخذ في الاعتبار القواعد الخاصة عند التعامل مع رجال الأعمال. يجب أن تمتثل أي رسائل ورسائل ومعلومات لثلاثة أساسيات:

• حسب اتجاه المحتوى - يجب أن تكون الرسائل والمعلومات واضحة وموجزة ؛
• جزء معبرة - يشير إلى المكون العاطفي.
• يكمن الدافع وراء أفكار ومشاعر المحاور.

عند التواصل مع شخص ما ، ينتبه إلى حديث المحاور وصوته. يتم تقييمه على بعض المؤشرات:

• مفردات اللغة - غياب الكلمات والطفيليات والكلام المعبر والكفء يسمح لنا أن نعلن بثقة أن الشخص متعلم وثقافي.
• خطاب ذكي والنطق الصحيح للكلمات هو مفتاح نجاح أي شخص.
• ترتيل - يسمح لك بوضع اللهجات اللازمة.
• معدل الكلام - الكلام البطيء سيؤدي إلى الحزن ، ولن يسمح الصيام بالتركيز على المعلومات المقدمة.
• مناقشة الصفات الإيجابية والسلبية للمنافسين. حاول أن تتعامل مع مثل هذه المواضيع بلباقة شديدة وبعناية. هذا نوع من التلاعب غير الضار ، والذي سيساعد على تحبيب المحاور.
• مزيج من العبارات الطويلة والقصيرة. هذه التقنية سوف تبقي انتباه المحاور.

لتحقيق الاحترام بين الزملاء والشركاء ، تحتاج إلى النظر في بعض الفروق الدقيقة:

• مناقشة الصفات الإيجابية والسلبية للمنافسين. حاول أن تتعامل مع مثل هذه المواضيع بلباقة شديدة وبعناية. هذا نوع من التلاعب غير الضار ، والذي سيساعد على تحبيب المحاور.
• مزيج من العبارات الطويلة والقصيرة. هذه التقنية سوف تبقي انتباه المحاور.
• في بيئة الأعمال لا تظهر التفضيلات الشخصية والعواطف في حل المشاكل المختلفة. يتم لعب الدور الرئيسي من خلال اهتمامات الشركة التي تمثلها ، ومصالح المحاور. يجب ألا تنتقل إلى نغمات مرتفعة أو تدخل في مناوشات شفهية: أي عروض للمشاعر ستؤثر سلبًا على سمعتك وصورتك.
• لا تخلط بين العمل والحياة الشخصية. يجب ألا تؤثر العلاقات مع الزملاء في حل مشكلات الشركة. إذا لم تتمكن من بناء علاقة حميمة مع شخص ما ، فهذا لا يعني أنه يجب عليك تجاهل رأيه ونصيحته عند حل المشكلات الشائعة. تساعد القدرة على فصل العلاقات الشخصية عن العمل على التركيز على المهام المطلوبة وحل النزاعات.

• التحضير للمناقشة: استفسر عن المحاور وحدد أساليب الاتصال المناسبة.
• كن دقيقا - لا تأخذ وقتا من شركاء العمل.
• القدرة على الاستماع إلى المحاور - ميزة لا جدال فيها. بدون القدرة على التواصل مع العملاء ، لفهم احتياجاتهم ورغباتهم ، من المستحيل النجاح.
• موقف ودية لجميع المحاورين. حتى الشريك الغير أمين لا يمكن تجاهله. نسيان الكراهية ومحاولة معاملة الشخص الآخر بإيجابية وخير. تذكر أن مناقشة علاقاتك مع أشخاص آخرين في بيئة أعمال لا يستحق كل هذا العناء. العلاقات ، والحياة الشخصية لا ينبغي مناقشتها مع أي شخص.
• القدرة على التركيز على الشيء الرئيسي. حاول معرفة ما يريده شريك حياتك. النظر في مصالحه ، حاول حل المشكلة والتوصل إلى قاسم مشترك ، دون أن تفقد رغباتك.
• القدرة على أن نكون صادقين. إذا كانت المعلومات غير دقيقة ومشوهة ، فقد تصبح واضحة في أي لحظة غير مناسبة وتؤثر على سمعتك.
• لا تنسى قواعد النغمة الجيدة. دائما اتصل بالشخص بالاسم ، وابتسم وحاول التهنئة ، ولكن تجنب الإطراء.

في مقطع الفيديو التالي ، أنت في انتظار مهارات التواصل التجاري الأكثر أهمية.