محادثة العمل: القواعد والأصناف والمراحل

غالبًا ما تعتمد نتائج العلاقات التجارية على المفاوضات الشخصية والحوارات. يتم تطوير الاتصالات التجارية التي تتم كتابيًا أو عبر الهاتف في محادثات شخصية. يستخدم المشاركون في المقابلة مجموعة متنوعة من وسائل التواصل: فهم لا يستخدمون الكلام فحسب ، بل يستخدمون أيضًا الإيماءات وتعبيرات الوجه والتأثير الشخصي.

عادة ما تكون محادثة العمل عبارة عن محادثة بين محاورين ، ولهذا السبب يجب أن يأخذوا في الاعتبار الخصائص الشخصية للخصم ، ودوافعه ، وخصائص الكلام ، وتطبيق الآداب. يتضمن التواصل الشخصي مجموعة متنوعة من أساليب التأثير على المحاور.

غالبًا ما يتم إجراء محادثة العمل ، والتي تتضمن موضوعًا محددًا وموجهًا شخصيًا ، داخل نفس المؤسسة بين الموظفين. الغرض من المحادثة هو رغبة أحد المشاركين في التواصل في استخدام الكلمات للتأثير على شخص آخر أو على مجموعة كاملة من الموظفين من أجل الضغط على الأنشطة ، والتغييرات في بيئة العمل الحالية أو في العلاقات ، وتحسين جودتها.

الهدف الآخر للمحادثة التجارية هو ضرورة قيام الإدارة بتكوين استنتاجات وقرارات بناءً على آراء الموظفين واستدلالهم.

ميزة المحادثات التجارية على أنواع أخرى من الاتصالات الكلام:

• في سرعة الاستجابة للنسخ المتماثلة للمحاورين ، مما يساعد على الحصول على النتيجة المرجوة ؛
• لزيادة وعي المسؤول من خلال الأخذ في الاعتبار ، والسيطرة ، ورصد وجهات النظر ، والأحكام ، والأفكار ، والحجج ، والبيانات المتشككة التي تُسمع خلال المقابلة ؛
• في ملاءمة مزيج عقلاني مرن من أساليب البحث للموضوع قيد المناقشة ، والذي هو نتيجة لحل المشكلة ومطالبات جميع الأطراف.

تركز محادثة الأعمال على تنفيذ وظائف معينة:

• إيجاد اتجاهات جديدة ؛
• إطلاق مشاريع واعدة ؛
• تبادل البيانات.
• تنظيم الأنشطة التي بدأت ؛
• التواصل المتبادل لموظفي مؤسسة واحدة ؛
• تعزيز الاتصالات التجارية بين المؤسسات والشركات والصناعات.

نتائج محادثات الأعمال والاجتماعات ليست مشروطة فقط بالاستعداد لذلك ، ولكن تحددها أيضًا بناء المحادثة نفسها. تجنب الأخطاء التي لا نزاع فيها تسمح بالأساليب الثابتة لإجراء المقابلات والامتثال لمبادئها. يجب أن يكون هناك دائمًا جو من النوايا الحسنة - فالبيانات القاسية غير مقبولة.

ينطوي مبدأ العقلانية على ضبط النفس ، خاصة في حالة وجود شريك يظهر العاطفة. عدم السيطرة على العواطف عادة ما يؤثر سلبا على القرار. أفضل مثل هذا الحل لا يمكن أن يسمى.

مبدأ الفهم ضروري حتى يتمكن المحاورون من إيجاد نقاط اتصال في الحوار وتحقيق التأثير المطلوب.

في استمرار للمحادثة ، يتقلب تركيز انتباه المحادثة حتى في حالة عدم وجود عوامل تبديد. النظر في ومثل هذه الفروق الدقيقة ، فمن الضروري في هذا الوقت للفت الانتباه مرة أخرى إلى نفسك واستئناف الاتصال انقطاع.

يملي مبدأ الموثوقية الالتزام بالحفاظ على صحة إبلاغ المحاور - حتى لو قدم معلومات خاطئة. يفيد الحوار ويسمح لك بتحقيق أهدافك المرجوة.

هناك مبدأ نفسي مهم هو التمييز بين موضوع المحادثة مع المحاور. يمكن أن يؤثر الموقف الذاتي للخصم على موضوعية تقييم المؤشرات. تعتمد المحادثة البنّاءة على ترسيم الأحداث مع وجهات نظر وآراء - مع تجارب.

إن إضفاء صبغة ملموسة على هذه المبادئ العامة لإجراء محادثات تجارية هي قواعد تنفيذها التي تسهم في أمن وفعالية المفاوضات.

قاعدة الفائدة المزدوجة هي أن لكل محادثة مصلحة مزدوجة: ليس فقط جوهر ومضمون موضوع المحادثة ، ولكن أيضًا التعاون مع شريك. الحفاظ على علاقة مثمرة ليس أقل أهمية مهمة في المحادثة من تبادل المعلومات.

يوصي الخبراء بتوجيه المحادثة بطريقة لا تتداخل مع علاقات الموظفين مع المديرين. لهذا تحتاج:

• عدم التسرع في الاستنتاجات حول دوافع ونوايا المتحاورين ، بناءً على افتراضاتهم الخاصة ؛
• استمع بعناية لخصمك وأظهر أنه مفهوم ؛
• للتعبير عن اهتماماتهم وأهدافهم بدلاً من الجدال حول الماضي ، وينبغي التعبير عن الأفكار بوضوح ووضوح ؛
• مناقشة الإجراءات الواعدة.

كما يعتبر التركيز على الاهتمام بالشريك قاعدة مهمة تسهل بشكل خطير مهام كلا المحاورين. العبارات: "مفهومة" ، "مثيرة للاهتمام" ، "ممتعة في المعرفة" ، والتي يتم إدخالها بشكل طبيعي في المحادثة ، ستخلق أجواء مريحة وتساعد على التعبير عن الاتفاق والتفاهم المتبادل. يمكن حل نفس المهمة إذا لجأت إلى المحاور الخاص بك ، واصفا إياه بالاسم والأب ، وكذلك لا يُظهر القلق والتهيج.

إن الرغبة في توضيح المعلومات الإضافية أو المساعدة سوف تساعد أيضًا في الحفاظ على الاهتمام.

كل محادثة هي وسيلة للعثور على نقاط الاتصال. لكي يكون الحوار ناجحًا ، لا ينصح ببدء التناقضات. عادة ما يبدأون بمثل هذه الموضوعات ، الآراء المتشابهة حولها ، على سبيل المثال ، حول الطقس. يتم ذلك بحيث لا يتم سماع إجابة سلبية منذ البداية ولا ينبغي بذل أي جهد لإقناع المحاور. يوصي الخبراء دائمًا بأن يكون لديك العديد من العبارات المعدة مسبقًا ، والإجابات التي تكون إيجابية فقط.

يبدأ التحضير لمحادثة أعمال مع مرحلة مهمة - التخطيط ، والتي تتكون في صياغة مشاكل ومهام الاجتماع ، وكذلك وضع خطة للمفاوضات وأساليب تنفيذها. ينصح المحترفون:

• النظر في العملية المقصودة للمحادثة المقصودة ووزنها ، ووضع برنامجها ؛
• جمع كل المعلومات اللازمة عن محاور ممكن ؛
• لاختبار فعالية حججهم ، اللازمة لتبرير معتقداتهم ونواياهم ؛
• تحقق من اتساق تعاريفها وأفكارها ؛
• النظر في خيارات رد فعل المحاور أو الخصم على الحجج المطروحة.

يعتمد تحديد وقت ومكان المحادثة المستقبلية على موضع المشاركين وتثبيتهم. يمكن أن تعقد على أراضيها ، أجنبية أو محايدة.بعد التدريب التشغيلي ، من الضروري مراقبة وتحرير المواد التي تم جمعها وإعدادها وإعطاء خطة المقابلة النهائية إلى النموذج النهائي.

يتكون بناء محادثة تجارية من 5 مراحل:

• بداية المحادثة ؛
• توفير المعلومات ؛
• الحجج.
• إسقاط حجج الخصم ؛
• الموافقة على المقترحات.

تعتمد كل خطوة من هذه الخطوات على المعرفة المهنية والوضوح والاتساق ، والتي تضاف إليها الصفات الشخصية للمحادثة ، والتي لها أهمية كبيرة في المحادثة. بناء خطة للمحادثة يجب أن تكون مبنية على مختلف المتغيرات المحتملة لنتائجه. في بعض الأحيان عليك إعادة صياغة بعض الحجج.

في المرحلة الأولى - في بداية الحوار - من المهم إيجاد اتصال مع شريك ، وتنظيم بيئة جذابة ، وإثارة اهتمام المحاور والاستيلاء على المبادرة. من المستحسن استخدام تقنيات خاصة تبدأ الحوار. وتشمل هذه:

• طريقة لتخفيف التوتر ، مما يساعد على إقامة علاقات وثيقة مع الخصم ؛
• طريقة لربط المحاور ، مما يتيح لك الدخول بسرعة في مسار المشكلة ؛
• طريقة لتحفيز الخيال ، والتي تنطوي على ظهور عدد كبير من الأسئلة ؛
• طرق الوصول المباشر إلى المشكلة.

تعتبر البداية الصحيحة للمحادثة من المعارف ، وصياغة أهدافها وغاياتها بدقة ، وترشيح الموضوع ، وإبلاغ القواعد للنظر في القضايا.

في مرحلة تقديم المعلومات ، من الضروري معرفة طلبات وآراء الشريك ودوافعه وحججه ورغباته ، ونقل المعلومات المخطط لها ، وتحليل موقف المحاور.

في مرحلة دحض أحكام الخصم ، يجب تحييد ملاحظاته. لهذا من الضروري ذكر حججك بشكل مقنع ، دون أدنى شك ، وعدم السماح بإمكانية تدحض رأيك. يتكون منطق النفي من تحليل المعلومات المشكوك فيها ، وإيجاد السبب الحقيقي ، واختيار المفهوم والمنهجية. هذا ينطبق على مجموعة متنوعة من التقنيات والحيل.

في مرحلة صنع القرار ، يتم تلخيص نتائج الحجة القائلة بأن المحاور قد وافق عليها واعتمدها ، ويتم التخلص من الفروق الدقيقة والاستنتاجات السلبية ، والنتائج المحققة ثابتة وتأكيدها ، واقتراح موضوعات التعاون الإضافي. في هذه المرحلة ، لا يمكن أن يكون هناك عدم يقين ، بحيث لا يبدأ الشريك أيضًا في الشك في القرار.

تتميز الأنواع المستقلة من المحادثات التجارية بالتصنيف التالي:

• عند التقدم لوظيفة
• عند الفصل
• حول المشكلة
• الطبيعة التأديبية.

يحتوي النوع الأول على نوع من تقصي الحقائق ، وتتمثل مهمته الرئيسية في التحقق من الصفات التجارية لمقدم الطلب لهذا المنصب وتقييمها. يطلب من المدير أن يسأل مقدم الطلب بعض الأسئلة الأساسية التي تحتوي على معلومات حول الشخص: مستوى التعليم ، الخبرة العملية ، المهارات والقدرات المتاحة ، أسباب العثور على وظيفة ، مستوى مطالبات الدفع. في بعض الأحيان عليك توضيح الصفات الشخصية أيضًا.

يمكن أن تكون المقابلة المتعلقة برحيل الموظف من نوعين: التسوية الطوعية أو القسرية. في الحالة الأولى ، يجب على المسؤول معرفة أسباب الفصل - وهذا بسبب الانتباه إلى تحسين إدارة المنظمة. عادة ما يكون من الممكن في مثل هذه الحالات تعلم معلومات مفيدة تسمح بحل بعض المشكلات.

النوع الثالث هو محادثة مع موظف أجبر على المغادرة. كقاعدة عامة ، من الصعب جدًا على الرأس. في عملية مثل هذه المحادثة ، يجب مراعاة الحساسية ، ولكن في الوقت نفسه ، يجب أن يكون صحيحًا ومنصفًا أن يذكر الادعاءات المتعلقة به. هناك قواعد ونصائح خاصة لكيفية إجراء مثل هذه المحادثة.

يمكن أن يستند بناء الجدال إلى الأساليب البلاغية والمضاربة. لتشمل البلاغة ما يلي:

• أساسي ، يتكون في نداء مباشر إلى شريك ؛
• التناقض القائم على إيجاد خلافات في الحجج ؛
• منهجية عزل الاستنتاجات ، مما يؤدي إلى النتائج المرجوة من خلال الاستنتاجات الوسيطة ؛
• المقارنة.
• طريقة التقطيع ، على أساس تخصيص الأجزاء الفردية ؛
• طريقة بوميرانج.

• المقاطعة.
• تحويل التركيز وتسليط الضوء على مصالحهم ؛
• طريقة استنتاج تستند إلى تغيير تدريجي في طبيعة المشكلة ؛
• طريقة الاستبيان المرفقة بالأسئلة التي سبق طرحها ؛
• طريقة المساعدة الصريحة.

طرق المضاربة يمكن اعتبار:

• تقنية المبالغة
• القولية.
• تكنولوجيا استخدام السلطة ؛
• أسلوب الشك في شخصية المحاور ؛
• طريقة العزل ، والتي تتمثل في تقديم التعبيرات الفردية في شكل معدل ؛
• تحويل الاتجاه على أساس الانتقال إلى مسألة أخرى لا علاقة للنزاع ؛
• القمع ، والذي يتكون من المبالغة في المشاكل البسيطة ؛
• تقنية الوهم ، حيث يتم الإبلاغ عن معلومات مربكة ؛
• تأخير - تأخير المحادثة.
• نداء على أساس نداء التعاطف ؛
• تقنية تشويه
• أسئلة الفخاخ.

يوصي الخبراء بإجراء محادثات تجارية بالطريقة التالية: تقديم مقترحات أو تقييم شيء ما في نموذج للإجابة عن الأسئلة ، والذي يسمح لشغل موقع المبادرة ، وعدم السماح بنبرة قاطعة ، وتشجيع المحاور على أن يكون نشطًا وفي الوقت نفسه يتلقى المعلومات اللازمة. على سبيل المثال ، من المناسب والعقلاني استخدام العبارات:

• "ما رأيك في هذا؟ ".
• "ما رأيك؟ .." ؛
• "هل فهمت وجهة نظرك بشكل صحيح؟ ".
• "ألا يجب علينا التحقق من خيار آخر معك؟" ".
• "هل تعتقد أن الموقف لا يدعم حكمك الآن؟ ".

تساهم محادثة الأعمال في تحقيق رغبة الناس في تغيير الموقف أو إقامة علاقات جديدة نوعيًا بين المشاركين في الحوار. مثل هذه المحادثات هي جزء مهم من العلاقة في الأعمال والسياسة ، وتمثل إقامة علاقات بين الشركاء المصرح لهم من قبل منظماتهم لحل المشاكل. بحاجة إلى التحدث لفترة وجيزة.

لمعرفة المزيد حول قواعد العمل ، راجع الفيديو التالي.