سيكولوجية الاتصالات التجارية

اليوم ، لدى رجال الأعمال العديد من الطرق للتواصل مع العملاء والزملاء والأطراف المهتمة الأخرى. إن فهم طبيعة التواصل التجاري يمكن أن يساعد في تحقيق أهداف الشركة وفي إدارتها اليومية.

في علم النفس ، يعني مصطلح "التواصل" تبادل المعلومات بين الناس من خلال نظام مشترك للرموز. يتضمن تعريف الاتصال هذا جانبين:

• أولاً ، هناك شيء ينتقل ، على سبيل المثال ، الحقائق والمشاعر والأفكار وما إلى ذلك. هذا يعني أنه في عملية الاتصال ، يجب أن يتلقى شخص ما المعلومات المرسلة.
• ثانياً ، يؤكد التعريف أعلاه على عنصر الفهم في عملية الاتصال. لن يتحقق التفاهم إلا عندما يفهمها مستلم الرسالة بنفس معنى المرسل. وبالتالي ، فإن التفسير الصحيح للرسالة له أهمية كبيرة.

التواصل التجاري هو تبادل المعلومات والحقائق والأفكار المتعلقة بالعمل. في عصر العولمة هذا ، تحتاج كل مؤسسة ، كبيرة كانت أم صغيرة ، إلى اتصالات تجارية مناسبة ، سواء في البيئة الداخلية أو الخارجية.

الخصائص الرئيسية للاتصال التجاري تشمل المكونات التالية:

• تجزئة. حتى في المؤسسات الصغيرة ، سيكون من الخطأ افتراض أن جميع الموظفين لديهم نفس الاحتياجات والاهتمامات والرغبات عندما يتعلق الأمر بالتواصل التجاري. التواصل التجاري الفعال مجزأ لتلبية احتياجات جماهير محددة. على سبيل المثال ، سيكون للموظفين الذين يعملون في بيئة إدارية احتياجات مختلفة وإمكانية وصول مختلفة إلى المعلومات عن الموظفين العاملين في بيئة إنتاج.
• خصوصية. يجب أن تكون الاتصالات التجارية الفعالة محددة ، وكلما كانت أكثر تحديدًا ، زادت قدرتها على تلبية خصوصيتها.
• دقة. عندما تكون المعلومات غير دقيقة ، يتم فقد مصداقيتها. مرسل هذه المعلومات يفقد الثقة أيضًا. يجب أن تكون الاتصالات التجارية الفعالة دقيقة من حيث المحتوى المنقول ومن حيث الأشياء البسيطة التي تشمل القواعد اللغوية والإملاء وعلامات الترقيم.
• التوقيت. يجب أن يكون الموظفون على دراية بما يحدث في مؤسساتهم وفي البيئة الخارجية ، لأن هذا يؤثر عليهم. التواصل مع الموظفين في الوقت المناسب هو أكثر صعوبة من أي وقت مضى ، ولكن من المهم للتواصل التجاري الفعال.

• تردد. إذا تم إرسال رسالة مرة واحدة فقط ، فلا يمكنك التأكد من وصولها إلى المستلم. يتطلب التواصل الفعال بين الشركات اتصالات متكررة لضمان حصول جميع الموظفين على المعلومات اللازمة. بالإضافة إلى ذلك ، يتغير الموظفون ، ويغادر البعض الآخر ، وينضم آخرون إلى الشركة ، وكل هذا يتطلب تحديث المعلومات.
• الأقنية. يحتوي قطاع الأعمال على العديد من قنوات الاتصال - من التقليدية (المطبوعة ، ولوحات الإعلانات ، والاجتماعات) إلى الجديدة (البريد الإلكتروني ، والمدونات ، ومواقع الشبكات الاجتماعية). يجب استخدام جميع هذه القنوات لضمان تلقي الموظفين للمعلومات في ظروف مختلفة.
• الفورية. وفقًا للخبراء ، لا يزال الاتصال المباشر هو الأكثر فعالية ، ويجب استخدامه كلما أمكن ذلك. بالطبع ، قد يكون هذا أمرًا صعبًا في المؤسسات الكبيرة جدًا ، ولكن حتى مع ذلك قد تتضمن البدائل مؤتمرات عبر الفيديو أو استخدام ندوات عبر الإنترنت.
• توافر ردود الفعل. يجب أن يكون الموظفون قادرين على مشاركة ملاحظاتهم وآرائهم وأفكارهم مع المديرين وأصحاب العمل. التواصل الثنائي فعال لكل من الموظفين وأصحاب العمل.

في بعض الأحيان ، يجب عليك العمل مع شخص لا تحبه ، أو لا يمكنك الوقوف معه. ولكن من أجل عملك ، من المهم الحفاظ على علاقات تجارية جيدة معهم. في هذه الحالة ، حاول التعرف على الشخص. من المحتمل أنه يعرف جيدًا أنك تكرهه ، لذا اتخذ الخطوة الأولى: بدء محادثة سرية أو دعوته لتناول العشاء معًا. ركز أثناء المحادثة على إيجاد الأشياء التي قد تكون مشتركًا فيها: اسأل عن العائلة ، والمصالح ، والنجاحات السابقة.

ثقافة الشركات مهمة للتواصل التجاري الناجح. إنه يساهم في الحفاظ على آداب العمل في العمل ، بالإضافة إلى أن الأبحاث في هذا المجال تُظهر وجود علاقة مباشرة بين ثقافة الشركات وحجم التداول في الشركات.

يسمي الخبراء ستة مبادئ نفسية أساسية للتواصل التجاري:

• تبادل. المعاملة بالمثل في العمل تعني التوقعات المتبادلة في تبادل القيم. إذا أعطى شخص ما شيئًا ما ، فمن المتوقع أن يعطي المستلم شيئًا في المقابل. المعاملة بالمثل تخلق الثقة بين الشركاء ، وتتطور علاقتهم للأفضل.
• الإقناع. المعرفة بالمنتج والاتجاهات ونتائج البحوث في مجال التفاوض ستجعلك أكثر إقناعًا. من المهم أن تظهر وعيك من أجل كسب ثقة شريك حياتك.
• التزام. دائما الوفاء بالتزاماتك ، ليس فقط مكتوبة ، ولكن أيضا لفظية. تذكر أنه حتى المصافحة هي رمز للموافقة. إذا وجدت صعوبة في تذكر ما قلته في وقت أو آخر ، فقم بتدوينه. أنت تجعل الانطباع من شخص إلزامي.
• التسلسل. كن ثابتًا دائمًا في تصرفاتك وأفعالك ، ولا تغير أبدًا مبادئ عملك.
• السعي لتحقيق التوافق. الإجماع يعني أن كل شخص يقبل ويدعم القرار ويفهم أسباب تبنيه. يمكن تحقيق توافق بين الشركاء إذا كانت لديهم قيم وأهداف مشتركة ، وهناك اتفاق بينهم على قضايا محددة واتجاه مشترك.
• التعاطف الشخصي. نحن أكثر ميلًا للتفاعل مع الأشخاص الذين يوضحون أنهم يحبوننا وفي وجودنا نشعر بأننا مهمون. يلعب الجاذبية البدنية دورًا معينًا في هذا ، لكن التشابه فعال جدًا أيضًا. نحن نناشد أولئك الذين يشبهوننا في لباسهم ، سنهم ، وضعهم الاجتماعي - الاقتصادي.

الاتصالات أخلاقية عندما تكون مباشرة وصادقة ومتبادلة. إذا كان المقصود من التواصل إخفاء الحقيقة أو إلحاق الأذى بشخص آخر ، فلا يمكن أن يكون أخلاقيًا.

على الرغم من أن الأخلاق لا تختلف عن الأخلاق ، إلا أن هناك علاقة قوية بين هذه المفاهيم: الأخلاق هي أفكار حول ما هو صواب وما هو خطأ ، والأخلاق هي مبادئ سلوكية تتأثر بالمعتقدات الأخلاقية. لذلك ، تعتمد أخلاقيات التواصل اعتمادًا كبيرًا على المبادئ الأخلاقية:

• أمانة. بشكل عام ، التواصل الأخلاقي هو التواصل الصادق. على الرغم من وجود أوقات يكون فيها الأمر أكثر أخلاقية من الكذب ، على سبيل المثال ، على القاتل المزعوم حول مكان الضحية المحتملة ، فإن هذه الحالات هي الاستثناء وليست القاعدة. الى جانب ذلك ، الصدق هو أكثر من مجرد الحقيقة ؛ هذا يعني أن تكون مفتوحًا ، وتطوعًا بأي معلومات لديك ، حتى لو كانت تهدد اهتماماتك قصيرة الأجل. الثقة في الناس ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالأمانة. خلق بيئة من الثقة هو الطريق إلى التواصل الأخلاقي في بيئة الأعمال.
• انفتاح. الانفتاح هو أحد النقاط الرئيسية في التواصل الأخلاقي. في التواصل ، يعني هذا الانفتاح على الأفكار والآراء المختلفة ، وكذلك الاستعداد للتعبير عن آرائك الخاصة ، حتى لو كنت لا تتوقع قبولها.

• ولاء. في سياق الاتصالات التجارية ، يعني الولاء تخصيص الوقت والموارد اللازمة لمناقشة القضايا بشكل كامل. عندها فقط سيكون لدى الجميع فرصة لسماع صوتهم.
• بناء التوافق. يركز التواصل الأخلاقي على الأهداف بدلاً من الوضع. أسلوب الاتصال ، الذي تتحد فيه المجموعات المختلفة في المعسكرات المعارضة وتركز بشكل أساسي على مصالحها الخاصة ، لا يعطي أي شيء للمنظمة ككل. الأخلاقية للمؤسسة هي أسلوب اتصال يسعى فيه الأشخاص إلى الإجماع وليس المعارضة ، والتركيز على فعل ما في وسعهم للشركة. وبالتالي ، نظرًا لأن مساعدة المنظمة هي ضرورة أخلاقية ، فإن الوصول إلى توافق في الآراء هو أسلوب أخلاقي للاتصال.

ويعتقد أن هناك ستة أنواع رئيسية من المحاورين. للتحضير بشكل أفضل للمحادثات المهمة ، من المهم أن تعرف نوع كتابتك:

• عاكس. أنت محاور عاكس ، إذا كنت في عملية التواصل تشعر بمزاج شريكك. خطابك هادئ ، هادئ ، أنت حساس ، تفهم المحاور ، وترغب في بناء علاقات مع أشخاص آخرين.
• القاضي. أنت المحاور من النوع "القاضي" إذا قمت بتحليل المواضيع والمشاكل ، ومعرفة النقاط الرئيسية ، ومن ثم شرحها بفعالية للآخرين. أنت تقود المحادثة وتقودها بشكل مباشر ومقنع.
• النبيل. أنت نوع من المحاورين "النبيلة" ، إذا كنت تحب التواصل المفتوح ، ومن السهل على الآخرين التواصل معك. أنت أيضًا تركز ، وتذهب دائمًا إلى الهدف.
• النائب. المحاور من نوع "النائب" دبلوماسي ويستخدم الاتصالات لإنهاء النزاعات. كما يتحدث بلطف ، ساحر ويجعل الناس يشعرون بالراحة.
• سقراط. المحاور من نوع سقراط على دراية جيدة في حل المشاكل وإقناع الآخرين ، فهو يحب المناقشات الطويلة. إنه مفصل ومستنير جيدًا ، ويتم تقدير آرائه من قبل الآخرين.
• رسمي. يستخدم المحاور من هذا النوع التواصل من أجل تحقيق أحلامهم وتصبح ناجحة في العمل وفي المنزل. هذا هو نوع الثاقبة والأفكار الاستراتيجية.

يقول الخبراء أن هناك أربعة أساليب اتصال أساسية: التحليلية ، بديهية ، وظيفية وشخصية. لا يوجد أسلوب اتصال أفضل بطبيعته من الآخر. ولكن اختيار أسلوب التواصل الخاطئ لجمهور معين يمكن أن يسبب مشاكل:

• أسلوب تحليلي. ينطوي التواصل بأسلوب تحليلي على التشغيل باستخدام البيانات الثابتة والأرقام الحقيقية. يتجنب الأشخاص الذين يتواصلون بهذا الأسلوب التعبير عن المشاعر والعواطف أثناء المحادثة. تتمثل الإضافة الكبيرة لأسلوب الاتصال التحليلي في أنه يمكنك تحليل المشكلات بشكل منطقي ونزيه. هذا يعني أن الناس يرون أنك على دراية جيدة ولديكم خبرة كبيرة في التحليل. العيب المحتمل لوجود أسلوب تواصل تحليلي هو أنك قد تجده باردًا أو غير حساس.
• أسلوب بديهية. من خلال التواصل بأسلوب سهل الاستخدام ، تفضل تغطية الصورة بالكامل وتجنب التفاصيل خوفًا من التورط فيها. هذا يتيح لك الانتقال مباشرة إلى قلب المشكلة ، بدلاً من النظر إليها على مراحل. ميزة هذا النمط هي أنك تتواصل بسرعة وبدقة ، بسهولة الخوض في مشاكل كبيرة ومعقدة.ومع ذلك ، في الموقف الذي يتطلب بالفعل تفاصيل ، قد لا يكون لديك ما يكفي من الصبر.

• أسلوب وظيفي. يفترض هذا الأسلوب المنهجية ، وتوافر خطط مفصلة ، والتواريخ الدقيقة. الأشخاص الذين يتواصلون بهذا الأسلوب هم أداء جيدون لا يفوتون أي شيء. إن العيب المحتمل لأسلوب التواصل الوظيفي هو أنك قد تفقد انتباه جمهورك ، خاصةً عندما تتحدث إلى محادثة بديهية.
• نمط الشخصية. التواصل بأسلوب شخصي ، تشعر أنك على اتصال عاطفي مع شريك ، وهذا يتيح لك معرفة ما يفكر فيه حقًا. أنت مستمع جيد ودبلوماسي جيد ، أنت تعرف كيفية تهدئة النزاعات ، والحفاظ على علاقات جيدة مع العديد من الناس. هذا النمط يسمح لك ببناء علاقات شخصية عميقة. غالبًا ما يلجأ الأشخاص إليك لأنه يمكنك الاتصال بمجموعات مختلفة. عيب هذا النمط من التواصل هو أنه يمكنك أحيانًا إزعاج المحاورين من النوع التحليلي الذين يحبون الأرقام الثابتة والمناقشات المنطقية.

شاهد الفيديو التالي للتعرف على أهم مهارات التواصل التجاري.